ACTIVIDAD 15. PLANTILLAS

Combinar correspondencia.

Esta opción nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. La utilidad de combinar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones como lo son la generación de etiquetas, la impresión de sobres para invitaciones, etc.

Conceptos previos.

Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede provenir de distintos programas, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

Crear el documento principal

• - Abrir Word y tener en la ventana activa un
• - Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú
• - Allí haz clic en la opción Paso a paso por el documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.

Iniciar combinación de correspondencia.

• En el paso 2, definimos el documento inicial que es el documento que contiene la parte fija, a partir de la cual crearemos el documento combinado.

• Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento

Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente

• En el paso 3, seleccionamos el origen de datos (destinatarios).

Utilizar una lista existente. Aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
Seleccionar de los contactos de Outlook. En lugar de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contacto. Escribir una lista nueva. Aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista (ésta es la que utilizaremos en este ejemplo).

Hacer clic en Aceptar para continuar con el paso 4 del asistente:

En este paso, redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta y añadimos los campos de combinación. Para ello, debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

Podemos insertar:

Un Bloque de direcciones..., una Línea de saludo..., Franqueo electrónico... o Más elementos.... En la opción Más elementos... aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.

Podemos utilizar los botones <, > y para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado.

Para finalizar, hacer clic en Siguiente.

La pestaña Correspondencia

Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto; pero también podemos utilizar los botones de la pestaña Correspondencia

Desplazarse por los registros.

• Permite ver los datos del primer registro del origen.
  • Permite visualizar el registro anterior , etc.

Buscar un registro

• Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede resultar largo y tedioso buscar un registro concreto, pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento.

Ordenar destinatarios

• Si queremos ordenar los destinatarios por algún campo de ordenación (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea más fácil entregarlas a mis empleados), hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarán por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarán a ordenarse en orden inverso. También podemos ordenar por varios campos, por ejemplo, queremos ordenar las cartas por provincia y dentro de la misma provincia por población y dentro de la misma población por apellidos. En este caso, tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar.

Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar, seleccionar de la lista que aparece la opción (avanzado...), aparecerá el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, a continuación hacer clic sobre la pestaña Ordenar registros.

Combinar al imprimir

La opción Imprimir documentos… permite enviar a la impresora el resultado de la combinación.
Al hacer clic en él aparece el cuadro de diálogo que se observa a la derecha.

Publicado Yesterday por javier fernandez